Как интеграция Maintest и Хантфлоу сократила ручную работу HR

Используемые решения

Maintest — платформа для проведения тестирования персонала: назначения тестов, обработки результатов и формирования отчётов. 

Хантфлоу — система автоматизации рекрутинга (ATS) для поиска, отбора и найма сотрудников.

О клиенте

ОАО «Авексима» — российская фармацевтическая компания полного цикла, которая занимается синтезом активных фармацевтических субстанций, разработкой, производством и продвижением лекарственных препаратов.

Ситуация

Компания переходила на новую ATS Хантфлоу и одновременно перестраивала работу с персональными данными. Подбор кандидатов вели в Хантфлоу, а тестирование проходило отдельно — в нашей системе Maintest. Эти два этапа нужно было связать между собой. 

До интеграции HR-менеджер клиента вручную назначал тестирование в Maintest, отправлял кандидатам ссылки и инструкции, а готовые результаты передавал внутреннему заказчику. 

Поэтому при переходе на Хантфлоу компания решила сразу интегрировать Maintest с новой ATS. 

Задача

Встроить тестирование через Maintest в процесс подбора в Хантфлоу:

• назначать тестирование из ATS
• автоматически возвращать результаты в карточку кандидата

Решение

Шаг 1. Разобрали, где HR тратит время

Сначала команда разобрала, как проходил этап тестирования и какие действия HR-менеджер выполнял вручную. 

Со стороны кандидата важно было заранее понимать, какие тесты предстоит пройти и сколько времени они займут. Особенно это касалось кандидатов на руководящие позиции, которым нужно было планировать тестирование с учётом рабочего графика. 

Со стороны HR дополнительная работа возникала на стыке двух систем: менеджер назначал тестирование, а после его прохождения передавал результаты внутреннему заказчику. 

Поэтому задача проекта была не в изменении самого процесса подбора, а в том, чтобы встроить в него тестирование и сократить ручные действия HR на стыке Хантфлоу и Maintest. 

Шаг 2. Встроили тестирование в рабочий процесс подбора

Maintest интегрировали с Хантфлоу. Схему выстроили так: 

HR назначает кандидату тестирование в Хантфлоу → кандидат получает приглашение и проходит тесты → Maintest обрабатывает результаты и формирует отчёт → отчёт из Maintest автоматически возвращается в карточку кандидата в Хантфлоу.

После этого HR и внутренний заказчик могут учитывать результаты тестирования вместе с другими данными о кандидате, которые используются при подборе. 

Шаг 3. Доработали содержание писем

Помимо технической интеграции, отдельно доработали содержание писем, которые кандидатам отправляют из Хантфлоу. Теперь соискатель видит, какие тесты предстоит пройти и сколько времени это займёт.  

По обратной связи клиента, после доработки писем кандидатам стало проще ориентироваться в этапе тестирования и планировать его прохождение.

Шаг 4. Добавили результаты тестирования в карточку кандидата

После интеграции результаты тестирования из Maintest стали автоматически возвращаться в карточку кандидата в Хантфлоу, где с ними могут работать HR и внутренний заказчик. Так данные тестирования стали частью информации о кандидате в ATS — вместе с другими данными, которые HR и руководитель используют при принятии решения.

Шаг 5. Проверили решение на реальной нагрузке

В первый месяц после запуска через интеграцию прошли 34 кандидата. По оценке клиента, этап тестирования — от назначения и отправки писем кандидату до получения отчёта внутренним заказчиком — стал проходить в 2 раза быстрее.

Для нас важно, чтобы соискатель чувствовал себя комфортно и понимал, сколько времени потребуется на тест и согласование его кандидатуры. После запуска проекта количество ручных операций сократилось, а тестирование стало частью процесса подбора. Результаты доступны внутренним заказчикам в карточке кандидата вместе с другой информацией, которая используется при подборе.

Результат

• HR назначает тестирование из Хантфлоу, а отчёт из Maintest автоматически возвращается в карточку кандидата.
• HR больше не нужно вручную пересылать результаты тестирования внутренним заказчикам.
• В письмах из ATS кандидат сразу видит, какие тесты нужно пройти и сколько времени это займёт.
• По оценке клиента, этап тестирования ускорился в 2 раза.

Команда проекта