Автоматизация HR-процессов

2 Сентября 2020

Из многих сфер человеческой деятельности именно к HR автоматизация подбиралась дольше всего. Знаете, почему? Потому что предмет сложный — человек. Но прогресс неумолим. Благодаря безумству храбрых в HR появилось множество IT-решений и именно в них мы сегодня будем разбираться.

В статье мы будем называть конкретные примеры IT-решений: эти примеры актуальны на момент «здесь и сейчас» — в России 2020 года.

Что именно автоматизируем?

Конечно, рутинные, повторяющиеся операции. Чем их больше — тем оправданнее вложения в их автоматизацию. Поэтому ответ на этот вопрос зависит от размера компании.

Чем крупнее компания — тем мощнее и универсальнее применяемое решение: автоматизируется не только кадровый учет и расчет заработной платы, но и подбор, оценка, аттестация, адаптация, обучение и т.д. На слуху две известные англоязычные аббревиатуры, которые обозначают подобное комплексное IT-решение и различаются как раз по степени той самой «универсальности»:

  1. HRM-система (HRMS — human resources management system). Также часто используют термин HCM (Human Capital Management, Управление Человеческим Капиталом), который в настоящее время силами компании SAP эволюционировал в HXM (Human Experience Management, Управление Впечатлениями Персонала). Так или иначе, это самостоятельная система для автоматизации HR-процессов и только их. Примеры таких систем сегодня — это зарубежные SAPSuccessFactors и Oracle HRMS, российские БОСС.Кадровые системы, 1С:Зарплата и управление персоналом, Mirapolis HCM,WebTutor.
  2. ERP-система (Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия). Точнее, HR-модуль ERP-системы, призванной комплексно автоматизировать весь бизнес целиком. Среди поставщиков в России лидирующие позиции удерживают 1C (Россия) и SAP (Германия).

Внедрение в работу компании HRM-системы — чрезвычайно сложный и ответственный процесс. Не говоря уже про ERP, которая затрагивает всю компанию целиком.

Малый и средний бизнес использует в HR узко направленные IT-решения, но движение, безусловно идет в направлении все бОльшего охвата автоматизацией рабочих процедур. Остановимся подробнее на двух наиболее «интересных» и профильных для нас HR-процессах: подборе и оценке персонала.

Автоматизация подбора персонала

ATS

Под этой аббревиатурой скрывается программное обеспечение, позволяющее автоматизировать рекрутинговые задачи. ATS — Applicant Tracking System, или Система по управлению кандидатами. В основе ATS лежит база данных кандидатов и соискателей, а основная задача — провести кандидата по всем этапам воронки подбора: от добавления резюме в базу до оффера.

Базовые функции любой ATS:

  • Работа с базой резюме
  • Работа с базой вакансий
  • Взаимодействие с кандидатами (настраиваемые шаблоны писем, работа с календарем встреч)
  • Сбор статистики

Примеры наиболее популярных ATS

 

E-staff

Хантфлоу

FriendWork Recruiter

Формат

Коробочное решение

Облако

Облако

Особенности

  • 20-летняя история;
  • Размещает объявления о вакансиях на работных сайтах за одну операцию, собирает отклики.
  • Вся работа на одном экране, без перемещений между вакансиями и кандидатами;
  • Мобильное приложение, которое определяет имя кандидата, когда он вам звонит;
  • Интеграция с WhatsApp и Телеграмм.
  • Гибкий продукт;
  • Удобная аналитика по проделанной работе, оценка эффективности разных источников;
  • Интеграция с WhatsApp и Viber.

Интерфейс

Интерфейс e-staff Интерфейс huntflow Интерфейс friendwork
HR бот в мессенджере

Рисунок 1 Пример работы HR-бота от HR Messenger

HR-боты

Согласно отчету о рынке HR Tech в России от ALTHAUS Group (осень 2019г.), только 15% рекрутеров используют в своей работе и процессах технологии искусственного интеллекта, но 40% собираются полностью перейти на роботов в течение 2-5 лет.

Сегодняшний HR-бот сам находит резюме по заданной позиции, отбирает подходящих кандидатов, проводит интервью в чатах мессенджеров или по телефону, назначает время собеседования. Помимо автоматизации отбора персонала, боты помогают с адаптацией нового сотрудника или с проведением Exit interview.

Но все же основная область их применения на сегодняшний день — массовый подбор линейного персонала (продавцы, кассиры, водители, менеджеры по работе с клиентами и т.д.).

Примеры решений: пионер этого рынка — Робот Вера (1 место в конкурсе стартапов на международном HR Tech World в 2017г.), искусственный интеллект sever.ai от TalentTech (он коммуницирует, читает и оценивает текст, проводит и оценивает видеоинтервью по голосу, видеоряду и смыслу ответов), HRMessenger, Яндекс.Таланты.

 

А если соединить?

Интеллектуальный рекрутинг Skillaz Рисунок 2 Интерфейс Skillaz

Особняком в этом разделе стоит решение Skillaz, которое представляет собой интеллектуальную рекрутинговую систему полного цикла: технология на основании искусственного интеллекта с функционалом ATS. Тут и единая база, и автообзвон, и войсботы, и автоматизация найма, и внедрение HR-аналитики.

ATS с искусственным интеллектом Potok

Рисунок 3 — Интерфейс potok’а

Еще один пример ATS с искусственным интеллектом — платформа potok с расширением на базе искусственного интеллекта sever.ai (все — продукты TalentTech), в котором мощности ИИ используются для поиска и оценки резюме кандидатов. Система моделирует смысловую близость вакансии и резюме, учитывая принадлежность к нескольким индустриям и специализациям, описание обязанностей на разных местах работы, делает это быстрее и объективнее человека.

 

Автоматизация оценки персонала

Тесты

Тест — это стандартизированный инструмент оценки персонала, который, измеряя тот самый «сложный» и «темный» предмет, ставит всех кандидатов в равные условия, используя стандартную «линейку». Процесс объективен: ему все равно, насколько симпатичный человек пришел на собеседование. Он не подвержен влиянию социальных стереотипов, ошибкам атрибуции и прочим людским слабостям. И в результате он дает эйчару удобную оцифрованную информацию для принятия решения о пригодности человека к той или иной работе.

Как выбрать тесты?

Качество «начинки» здесь на первом месте: эйчарам не нужно специально объяснять, чем отличаются настоящие психометрические тесты от простого набора вопросов с ответами и почему работающий тест не может состоять из 4 вопросов. Напомним, что в первую очередь о качестве теста говорит информация о его психометрических свойствах.

- А какой именно тест выбрать? Ведь вакансий много, они разные, а требования к кандидатам отличаются.

- Уже 30 лет мы создаем тесты для оценки персонала и в большинстве случаев предлагаем комплексное тестирование. Такой подход реализован в нашей флагманской методике «Бизнес-Профиль». Диагностируя мотивацию, интеллект и личность, тест «переводит» данные психологической оценки на язык компетенций, командных ролей и стилей менеджмента.

При большом количестве кандидатов на ключевые вакансии к психологическому тестированию становится возможным (и выгодным) добавить профтесты — созданные специально для вашей компании тесты знаний.

Три важных технических нюанса, о которых нужно спросить провайдера:

  1. Интеграция. Какие есть возможности интеграции у данной системы? Может ли тестирование проводиться в окне корпоративного сайта, портала, СДО? Как интегрируются в корпоративную систему результаты тестирования?
  2. Кастомизация. Какие есть возможности индивидуальной «подгонки» теста? Можно ли убрать из него все ненужное нам? Можно ли «перевести» результаты на язык наших компетенций?
  3. Прокторинг. Применяются ли какие-то автоматизированные процедуры наблюдения и контроля за дистанционным тестированием? Если для вас это совсем новое слово, то вот здесь мы подробно рассказывали о прокторинге при тестировании персонала.

Российские провайдеры тестовых методик: Лаборатория «Гуманитарные Технологии» (система Maintest), Экопси, Онтаргет.

Зарубежные провайдеры тестовых методик в России: SHL(система SHLTOOLS), Talent Q, Hogan (дистрибьютор — Assessment Systems).

360 градусов

«360 градусов» постоянно встречается в списках инструментов оценки персонала, и мы тоже включили его в этот раздел. Но, несмотря на то, что при проведении процесса «360 градусов» сотрудника оценивают коллеги, руководители и подчиненные, сам метод по сути оценкой не является. Это метод сбора регулярной обратной связи, полезный и актуальный в своей нише — формировании планов индивидуального развития.

Вопросы, которые нужно задать поставщику решения:

  • Как осуществляется экспорт данных (сотрудников и критериев) в программу?
  • Как защищены персональные данные сотрудников?
  • Какие способы применяются для повышения объективности оценок?

Решения для автоматизации сбора обратной связи 360 градусов сегодня предлагают Экопси, SHL, SF360° от Talent Q, система Азимут от BSSL (это нечто большее, чем стандартная процедура «360 градусов», посмотрите).

Центры Оценки

Все как обычно, но в формате диджитал: участники оценки в личном кабинете выполняют моделирующие упражнения, наблюдатели-эксперты оценивают их действия, выставляя оценки онлайн. Оценки сводятся автоматически.

Пример решения — Дистанционный центр оценки Web@ssessment от Экопси. Стоит упомянуть о том, что виртуальный центр оценки вполне возможно провести без дополнительных затрат: с использованием обычных офисных программ и средств видеосвязи. Но в этом случае вам будет сложнее контролировать участников и защитить упражнения от распространения.

Существует light-альтернатива центру оценки — Тест-Ассессмент от Лаборатории «Гуманитарные Технологии». Вы заполняете анкету, мы подбираем нужные методики оценки (в основе услуги лежит применение тестов). По результатам дистанционного тестирования и интервью наши специалисты готовят независимое заключение о профессиональном потенциале и прогноз эффективности кандидата или сотрудника.

Но какой бы путь вы не выбрали, следуйте Российскому стандарту центра оценки.

А если соединить?

Как правило, в компаниях применяются несколько методов оценки сотрудников. И часто бывает так, что связь критериев оценки и результатов не очевидна. В этом случае на помощь придет аналитика: для более глубокого понимания взаимодействия инструментов между собой необходимо провести построение модели связей, основанных на статистическом анализе критериев оценки и показателей по ним.

Чего ждать от внедрения автоматизации?

Посмотрим, как обычно происходит внедрение систем автоматизации управления персоналом — обратимся к результатам исследования Coleman Services (https://www.coleman.ru/analitika/issledovanija/avtomatizacija-funkcij-upravlenija-personalom):

  1. Скорее всего, сроки внедрения системы будут больше, чем вы рассчитываете: на это указали 77% опрошенных. В итоге у большинства компаний это занимает от 1 до 2 лет. Вам кажется, это долго? Да, все правильно, точно так же казалось и 77% опрошенных.
  2. Скорее всего, вы будете удовлетворены результатом полностью (как 62% опрошенных) или почти (13%).
  3. Скорее всего, вы оцените повышение качества рабочих процессов, как и 60% опрошенных.

Как подстраховаться?

Вернемся к тому, с чего мы начали: у эйчаров сложный предмет работы — человек. Мы работаем с людьми, а не с роботами. А человеческий фактор вносит довольно много «шума» в создание правил и прогнозов. Итак, что делать?

  • Предстартовая подготовка. Чем качественнее вы подготовитесь к автоматизации любого процесса — то есть вручную наведете в нем порядок — тем лучше будет результат.
  • Рука на пульсе. Запуская автоматизированный процесс, следите за данными: статистика подскажет вам, где можно сделать лучше.
  • … не забывать о том, что финиша нет. Это не раз и навсегда выстроенная процедура, это живая система, существующая в постоянно меняющихся условиях. Практически каждый из упомянутых в статье инструментов собирает, обрабатывает и анализирует данные, позволяя пользователю видеть «белые пятна» и улучшать эффективность данного рабочего процесса.

Именно поэтому нельзя не сказать об аналитике.

HR-аналитика

Вот вы прошли этапы автоматизации, насладились первыми результатами и привыкли регулярно пользоваться различными метриками, обзорами и бенчмарками, которые предлагает вам программа: всем тем, что точно описывает текущее положение дел. Это называется дискриптивная (описательная) аналитика — основа основ, для которой используются не слишком сложные методы описательной статистики.

Дальше открываются возможности получения дополнительных бонусов. На основе накапливаемых данных теоретически можно построить систему предиктивной аналитики, которая способна предсказать предстоящие изменения. Например, предупредить о риске профессионального выгорания и/или скорого увольнения сотрудника. Здесь идет в ход «тяжелая артиллерия»: методы data mining, теории игр, машинного обучения. Внедрение предиктивной аналитики — это трудозатратный и дорогостоящий проект, который целесообразно внедрять крупным компаниям, где возможны сотни и тысячи однотипных наблюдений (данных о людях, событиях) и можно уже говорить про Big Data.

Автоматизация HR-аналитики

Очень многие энтузиасты начинают с создания моделей в Excel, но дальше есть два пути:

  • Силами своей компании. Подходит компаниям, располагающим собственным штатом IT-специалистов, и не только: здесь в целом понадобится тесное сотрудничество с коллегами из разных департаментов. Например, как в этом кейсе «Бургер Кинга» (https://top-career.ru/burger_king?): программное решение для HR-отчетности нашли в финансовом департаменте, реализацию смогли сделать при поддержке коллег из IT, эталон по визуализации дал отдел маркетинга. Необходимые вводные для старта процесса есть в наших статьях:
  • «Как автоматизировать HR-аналитику»
  • «Качественные данные в HR и где они обитают»
  • Готовый продукт: как правило, это модуль предиктивной аналитики в HRM-системах, например, SAPSuccessFactors и Oracle HRMS.

Когда приступить?

Может быть, прямо сейчас? Непростой для всех 2020 год ставит соответствующие задачи перед бизнесом. Нужны решения для повышения эффективности в новых условиях. Но посмотрите сами: необходимость экономии, освободившееся (возможно) время у ваших специалистов для того, чтобы навести порядок в рабочих процессах и помочь коллегам, «прокачанные» самоизоляцией цифровые навыки персонала… Не кажется ли вам, что все это благоприятная почва и удачный момент для автоматизации? Кроме того, кризис безжалостен: если вы все еще «не», самое время догонять.

Лаборатория Гуманитарные Технологии Контакты:
Адрес: Кутузовский проспект, дом 36, строение 3 121170 Москва,
Телефон:+7 495 514-31-15, Электронная почта: test@ht.ru