За кадры решают все

Еще несколько лет назад директора большинства российских предприятий даже не имели представления о том, что эффективно решать кадровый вопрос можно с помощью компьютерных технологий. А сейчас о внедрении решений, которые позволяли бы быстро и удобно управлять информацией о сотрудниках, задумывается большинство компаний. «Все дело в том, что руководство приходит к западному пониманию кадровой политики, — говорит Максим Андреев, руководитель направления по внедрению ERP-систем компании «Крок». — То есть оно начинает относиться к сотрудникам как к важному ресурсу, которым нужно эффективно управлять. А делать это сейчас просто невозможно, особенно если штат большой».

На российском рынке систем управления кадрами наблюдается весьма жесткая конкурентная борьба между зарубежными и российскими решениями. Вообще-то в любой крупной западной ERP-системе, которая сейчас внедряется в России (например, системы SAP Oracle), присутствует модуль управления кадровыми ресурсами. Однако в большинстве случаев они не учитывают специфику российских условий. Поэтому системным интеграторам очень часто приходится дорабатывать эти модули под конкретные запросы каждого предприятия.

С другой стороны, в последнее время системы российских разработчиков составляют довольно серьезную конкуренцию западной продукции. Довольно активно на рынке предлагают свои продукты такие, например, отечественные компании, как «Ай-Ти» (их «Босс-кадровик» считается одним из лучших российских решений), «1С», «Парус». Основное конкурентное преимущество таких решений — они максимально полно адаптированы к российской действительности. Например, они наиболее точно будут высчитывать все отчисления в налоговые органы или Пенсионный фонд с зарплаты служащих компаний, правильно оформлять выплаты по болезни, отпуску и т.д.

Специалисты отмечают, что в последнее время функциональные возможности подобных систем весьма расширились и их внедрение может приносить компаниям большую выгоду. Функциональные преимущества систем управления кадрами специалисты делят на три большие категории. Первая и самая распространенная функция — регламентационная направленность информационной системы. Это прежде всего кадровый учет сотрудников: в информационную систему заносятся все данные о каждом служащем (номер паспорта, прописка, ИНН и т.д.), и кадровик может нажатием одной кнопки на компьютере получить исчерпывающую информацию о каждом работнике. Сюда же относится и управление информацией о зарплате сотрудников, когда в централизованной базе данных хранятся все расчеты по выплатам служащим компании, а также в автоматическом режиме производятся нужные налоговые и прочие отчисления.

Второй по значимости и наиболее динамично развивающейся функцией кадровых IT-систем является их способность фактически управлять людскими ресурсами. Такие системы позволяют анализировать все данные о сотруднике и помогают постоянно контролировать, насколько его квалификация соответствует занимаемой должности. Например, если работник в совершенстве владеет иностранным языком, то система, анализируя этот факт, порекомендует переместить этого человека на новую должность в расширяющийся отдел зарубежных связей, а на его место поставить того, у кого более высокая квалификация, скажем, в программировании.

Широкие возможности предлагают последние версии кадровых систем и в плане мотивировки персонала. «Руководители часто не могут понять, какую пользу фирме приносит тот или иной сотрудник. Это распространенная проблема российских компаний, — отмечает Александра Высочкина, директор по маркетингу компании Verysell-6. — Очень часто руководство, да и сами сотрудники не имеют четкого представления о том, какую конкретную отдачу дает работа персонала. Последние же информационные системы позволяют буквально автоматически рассчитать конкретную сумму прибыли, которую принес тот или иной работник».

Подобный подход сейчас можно использовать в отношении практически всех категорий работников, даже тех, которые прямого дохода не приносят. Если заложить и обработать данные, скажем, о новом клиенте, которого нашел отдел, и новом контракте с ним, то система в конечном итоге может рассчитать вклад каждого конкретного сотрудника этого отдела. Схожее решение можно создать и в отношении контроля за рабочим временем.

Наконец, третья функция кадровых IT-систем — способность в автоматическом режиме управлять процессом обучения в компании. «Обучение сотрудников — это весьма сложный и запутанный процесс, — говорит Ирина Домбовская, директор по HR-консалтингу компании «Ай-Ти». — Здесь очень эффективно внедрение автоматизированной системы, которая, анализируя весь обучающий процесс, будет давать руководству наглядную картину того, где и когда обучался каждый сотрудник, сколько на него было потрачено средств и есть ли смысл проводить его дополнительное обучение».

В последнее время информационные системы не только контролируют весь процесс обучения в компании, но и фактически становятся частью его инфраструктуры. Например, крупные российские компании активно внедряют так называемые системы удаленного обучения персонала. «Такие системы позволяют проводить, например, виртуальные семинары и лекции, а также особые тренинги и деловые игры, — отмечает Дмитрий Матвеев, менеджер по проектам компании «Крок». — Кроме того, с помощью подобных систем можно проводить регулярные тестирования своих сотрудников. Такие данные оперативно анализируются, и на их основе можно принимать решение о кадровых перестановках в компании».

Хорошим примером внедрения информационных кадровых решений может служить введение в строй системы учета контроля рабочего времени в магазинах «Ашан». У этой сети в России шесть магазинов, в каждом из которых работают более тысячи человек. «Специфика «Ашана» заключается в том, что у каждого сотрудника здесь свой индивидуальный график работы, разные смены, иногда всего по несколько часов в день. Поэтому учесть все эти рабочие часы вручную было очень сложно», — говорит Павел Иванов, менеджер по внедрению проекта в «Ашане» компании Verysell-6.

Руководство сети решило внедрить новую информационную систему, основанную на получении и обработке информации с системой контроля доступа (каждый сотрудник при входе на работу фиксирует в пропускном аппарате свой электронный пропуск). Информация о том, кто когда пришел и ушел, попадает в особую электронную систему, она их анализирует и автоматически рассчитывает зарплату каждого работника.

В последнее время внедрение кадровых систем часто связано с появлением у компании новых филиалов. Например, недавно фирма «Диасофт» поставила в Пробизнесбанке новую систему автоматизации управления трудовыми ресурсами. Толчком для этого послужил тот факт, что не так давно Пробизнесбанк купил контрольные пакеты акций двух крупных региональных банков в Екатеринбурге и Саратове, в результате чего численность штата в компании выросла вдвое — с 800 до 1600 человек. В связи с этим новому руководству срочно потребовалась автоматическая система управления резко возросшим коллективом, которая включает в себя учет всей информации о сотрудниках, расчет зарплат и дополнительных выплат, четкую схему штатного расписания. По словам представителей банка, после того, как система была внедрена, работа холдинга вышла на качественно более высокий уровень.