Самые известные персональные ассистенты - о специфике своей работы

RB.ru, 2 июня 2011

Персональный ассистент для руководителя компании – вроде хорошей жены: вовремя подскажет, позаботится, подстрахует. Профессия, разумеется, ответственная и очень непростая – настолько, что газета The Moscow Times даже организовала конференцию, посвященную персональным ассистентам. К началу мероприятия в холле зала Петровский гостиницы Марриотт Роял Аврора собралось несколько сотен ассистентов, красивых и деловых. С некоторыми RB.ru удалось познакомиться поближе.  

Юлия Рейснер - Cosmo
 
Юлия Рейснер около года работала на должности editorial assistant журнала Cosmopolitan, совмещая эту работу с обязанностями personal assistant издателя и главного редактора. Потом она начала писать статьи и скоро стала редактором популярного женского журнала. А ведь когда-то, чтобы справляться с грудой бумаг, ручек, телефонов и конвертов, ей даже пришлось обзавестись специальным поясом с множеством карманов! Самым ценным навыком PA Юлия считает тайм-менеджмент. 



- Персональный ассистент – женская профессия?

- Необязательно. Но приходится считаться со стереотипом, что женщина более заботлива и внимательна, а это именно то, что нужно руководителю. У меня всегда были партнерские отношения с моими начальниками – точнее, начальницами: я всегда работала с женщинами.

- Случались ли особенно сложные или просто выдающиеся поручения?

- Была у нас однажды ситуация: около сорока сотрудников собирались на корпоративный выезд на Кипр. А мне пришлось заниматься визами – собирать документы, бегать за всеми… Но в итоге я с задачей справилась, и все кто должен был улететь, улетели.

- А в роли спасателя положения удавалось выступить?

- Сейчас вспоминается, что когда я только начинала работать, начальница часто вызывала меня в кабинет, чтобы открыть окно – она была беременна, и ей было трудно сделать это самой. - Много ли вы знаете о своем боссе? Его привычки, предпочтения?

- Для меня мои начальницы – их было две, - пожалуй, остались загадками.

- Каков ваш профессиональный кошмарный сон?

- Для меня самый главный кошмар – это гонорары. Иногда они превышали установленные издателем лимиты, и я получала выговоры: "Что это такое! Почему так много денег! Так не должно быть!". Вот тут я дрожала и переживала, конечно.

- Если бы вам пришлось работать на необитаемом острове, что бы вам понадобилось и что входило бы в обязанности?

- Хороший вопрос! Думаю, на необитаемом острове обязанности несколько перераспределяются, и иерархия выглядела бы по-другому. Поэтому и выживают там только те, кто обладает особенными навыками. Хочется верить, что я попала бы в число выживших!

Ирина Семейкина – Renault

Ирина работает ассиcтентом в Renault более 3 лет. По ее мнению, способность работать ассистентом экспата – сродни таланту: либо дано, либо нет. Руководитель (заместитель генерального директора Renault Франсуа Прово) легко отпустил свою помощницу на конференцию. "Потому что экспаты проще и самостоятельнее", - объяснила Ирина.


- Персональный ассистент – женская профессия?

- Я не разделяю профессии на мужские или женские. Думаю, все зависит от характера. Поэтому так: да – женская и да – мужская.

- Случались ли особенно сложные или просто выдающиеся поручения?

- Навскидку сложно вспомнить… Хотя однажды я организовывала чартерный рейс. Было совершенно непонятно, каким образом провести это в бухгалтерии, пришлось разбираться сразу в очень многих нюансах, да еще и в сжатые сроки – так что тот случай запомнился! И об особенностях работы с иностранцами: им порой очень сложно объяснить, почему в первую декаду мая лучше не назначать никаких важных встреч.

- А случалось ли когда-нибудь выступить в роли спасателя положения?

- Мне кажется, ассистент постоянно в этой роли выступает.  И не только для своего руководителя! Если ты ассистент дирекции, приходится заботиться не только о директоре, но и обо всех сотрудниках, а дирекции бывают разные – где-то десять человек, а где-то двести. Понятно, что основной акцент делается на работу руководителя, но все же приходится иногда и расширять зону действий.

- Насколько хорошо вы знаете своего босса?

-  Я считаю, что ассистент должен психологически подстроиться под руководителя. Конечно, это довольно тяжело -  подстроиться под человека, под его привычки и характер… Но если руководитель экспат, то задача усложняется. Потому что тут  мы сталкиваемся не только с характером человека, но и с характером народа, который он представляет, иными словами, мы сталкиваемся с другим менталитетом.

- Можете рассказать о своем самом страшном кошмаре?

- Даже не знаю. Часто спонтанно переносится важная встреча. Впрочем, это нельзя назвать кошмаром, это ежедневная работа. Но все-таки неприятно. А вообще, пока что-то еще только предстоит сделать, это часто видится кошмаром. Но по мере выполнения этой "кошмарной" работы постепенно понимаешь, что ничего ужасного и не было.

- Если бы вам пришлось работать на необитаемом острове, что бы вам понадобилось и что входило бы в обязанности?

- Скорее всего, нам бы понадобился сотовый телефон! И, самое главное, чтобы там был Интернет.


 Андрианова Олеся - The Boston Consulting Group

 Олеся работает в компании уже четвертый год. За это время она успела не только поработать с несколькими руководителями, но даже сходить в декрет с тройняшками! Из декрета Олеся вышла через полгода. "И дома, и на работе я чувствую себя воспитателем детского сада, ведь мои руководители - те же дети!", признается она. Сейчас у Олеси сразу два начальника. Оба – иностранцы. Это два совершенно разных человека, и как персональному ассистенту девушке пришлось досконально выучить предпочтения и вкусы каждого из  них. 



- Персональный ассистент – женская профессия?

- Да, абсолютно! Мне кажется, в работе мужчины мыслят более масштабно. Перед ними стоит цель – они ее добиваются. А на более простые задачи их уже не хватает. И вот тут берется за дело женщина, которая способна уделить внимание мелочам - ведь без них, как известно, дело не выгорит.

- Помните ли вы самое трудное поручение?

- Бывают ситуации даже не столько рабочие, сколько житейские – вызволять багаж, улетевший в другую страну, например. А однажды мой начальник попросил меня найти его кредитную карту: "Я обедал в ресторане, название его не помню, адреса не помню, рядом с такой-то станцией метро – найди эту карту!" В общем, как в фильме "Дьявол носит Prada".

- Приходилось когда-нибудь выступить в роли спасателя положения?

- Наверное, спасать положение и трудное поручение применительно к персональным ассистентам – это синонимы. Так что – да, случалось. Например, опять же, я и мои коллеги несколько раз вызволяли забытые начальниками в самолетах, машинах ноутбуки, телефоны, blackberry...

- Насколько хорошо вы знаете своего босса?

- Учитывая, что начальников у меня двое, приходится постараться! Причем знать их привычки и предпочтения – это и есть моя работа. Например, я должна хорошо знать и понимать, что следует заказать на обед, какую снять гостиницу, даже какое место в самолете им забронировать! Поначалу приходилось сложно - иногда я промахивалась с выбором, и мне деликатно намекали, что в следующий раз надо заказать что-нибудь другое. И еще: один из них у меня сова, а другой жаворонок, поэтому я точно знаю, для кого в качестве деловой встречи предпочтителен ранний завтрак, а для кого - поздний ужин.

- Если бы вам пришлось работать на необитаемом острове, что бы вам понадобилось и что входило бы в обязанности?

- Наверное, изобретали бы палочки-галочки, календарь на песке организовали бы. Без календаря никуда! Он мне ночами снится иногда!

- Кстати, это как раз и есть последний вопрос! Каков он, ваш кошмарный сон? Неужели и правда календарь?

- Он действительно очень важен: я ведь вижу, что мои начальники живут именно тем, что я им в него вписала. И мой кошмар – когда снится, что я о чем-то забыла.