Победить информацию

Тамара Рукосуева, Работа.ру, 9 декабря 2011

Комментарий редакции HT.ru: В предисловии мы хотели бы обратить внимание читателей на специфику ситуации первичного набора кандидатов на массовые позиции. Пусть, для примера, это будут продавцы-консультанты в магазины электроники. На эти должности идет огромный поток людей и работодатель сталкивается с определенного рода противоречием: с одной стороны, хотелось бы сохранить информацию обо всех них, а с другой стороны, в основную подробную базу требуется перенести только лучших, как правило тех, кто прошел отборочные испытания. Такая задача требует приложения дополнительных сил, поэтому многие компании предпочитают учитывать только действующих сотрудников, что, конечно не правильно. Однако регистрация в базе всех кандидатов также контрпродуктивна: это ресурсоемкий процесс, к тому же накопление лишней информации в базе делает ее менее удобной. Именно для такой ситуации мы разработали сервис "Анкеты", оснащенный собственной базой данных, в которой хранятся все присланные кандидатами анкеты. Также существует возможность экспорта информации о выбранных кандидатов с последующим ее вводом в основную базу данных Организации. Заметим, кстати, что сервис позволяет автоматизировать не только (и не столько) хранение анкет, сколько их сбор: анкеты заполняются в режиме онлайн через обычный браузер. Также система автоматически отсортирует кандидатов в соответствии с их соответствием требованиям должности, так что вы сможете иметь дело только с лучшими из них. Редакция HT.ru

Рекрутеры ежедневно сталкиваются с большим объемом всевозможных данных, касающихся подбора персонала. Какие программы подходят для систематизации и хранения документов? И как правильно работать с информацией? Об этом порталу Rabota.ru рассказали эксперты рынка труда.

Кейс 1. Michael Page International

Хишам Нуху, менеджер по маркетингу, коммуникациям & web:

«Все рекрутинговые агентства используют свои базы данных, различающиеся по форматам. Можно выделить стандартные базы данных, представляющие собой типовой продукт, который при установке в конкретной организации может использоваться ею как корпоративный.

Также есть базы данных, разработанные под конкретные потребности того или иного агентства и являющиеся их интеллектуальной собственностью. В основном такие базы внедряют международные компании с большим количеством офисов по всему миру. Это позволяет им оперативно и централизовано вносить изменения в систему.

Michael Page International относится ко второму виду агентств, работающих со своей базой данных. Она позволяет компании незамедлительно сохранять и обновлять резюме, рекомендательные письма, описания вакансий, характеристики кандидатов и информацию о клиентах. Дублирование информации, например, о кандидате или заполнение его формы одновременно двумя консультантами Michael Page невозможно. Это и является главным преимуществом нашей программы».

Кейс 2. Experium (разработка программного обеспечения для рекрутмента)

Владимир Рора, директор компании Experium:

«На российском рынке рекрутмента специалисты по подбору персонала используют различные инструменты в своей работе. Зачастую рекрутеры используют Access, Excel или Word и даже бумажные носители, что, конечно, затрудняет быстрый поиск нужной информации, хранение базы данных, исключение "двойников" резюме, составление отчетов и т. д.

Некоторые компании используют собственные решения, которые, как правило, разработаны и внедрены головными офисами за рубежом. Подобные разработки решают проблему хранения, систематизации и рационального использования информации, но зачастую не очень удобны и не адаптированы для ведения подбора персонала в России.

Ряд существующих на рынке программных продуктов был создан для продавцов или бухгалтеров и оптимизирован для подбора персонала. То есть бизнес-логика этих программ совершенно не подходит для работы специалиста по подбору персонала.

Опыт работы в рекрутменте позволяет мне говорить о том, что успешная работа HR-специалиста в наше время возможна только с помощью профессиональных программ автоматизации процесса подбора персонала. К сожалению, функцию качественного хранения и систематизации информации (основная функция профессиональной базы данных) не выполняет ни одно из известных нам решений на рынке. Однако эти решения частично автоматизируют некоторые рутинные операции рекрутера: например, импорт резюме или размещение вакансий на работном сайте и так далее.

При выборе решения для автоматизации рекрутмента важно, чтобы решение отвечало самым высоким требованиям, предъявляемым к профессиональным базам данных и автоматизировало все рутинные операции специалиста по подбору персонала. И, конечно же, важным аспектом при выборе программного решения остается финансовая доступность — стоимость внедрения, обучения и качество технического сопровождения».

Кейс 3. Coleman Services

Дмитрий Росоха, специалист по работе с клиентами Coleman Services:

«В наше время существует масса средств систематизации и хранения информации. Среди них есть и специализированные программы (ERP-системы), а также хорошо всем знакомый пакет программ MS Office. Среди ERP-систем можно выделить такие, как E-Staff, Staff base, Jiro и ряд других, выбор которых зависит от специфики работы и пожеланий каждой компании.

Эти программы хороши тем, что изначально представляют собой каркас для базы данных, который при необходимости можно настроить, а также открыть online-доступ для сотрудников как с рабочего места, так и удаленно.Однако у таких систем есть и недостатки, большинство из которых возникает на момент их внедрения. К таким недостаткам можно отнести сложность и срок, необходимый для внедрения и последующей оптимизации системы, а также совместимость с предыдущей базой данных или перенесение информации из оной. Проблемой может являться стоимость системы (что играет роль скорее для небольших компаний).

В связи с вышеописанными факторами некоторые компании отказываются от внедрения ERP-систем и строят свою базу данных из документов MS Office, используя сеть папок и удаленный доступ. Такой подход также имеет свои недостатки, среди которых: необходимость создания большого количества документов, сложности в обновлении и редактировании существующей информации, проблемы при одновременном использовании документов несколькими сотрудниками, а также сложности настройки использования данной базы вне офиса.

В заключение хотелось бы отметить, что подходы к хранению и группировке информации в различных компаниях могут сильно варьироваться. Однако, вне зависимости от данного подхода, важным фактором по-прежнему является человеческий, то есть насколько добросовестно и ответственно сотрудники компании относятся к заполнению и использованию таких баз данных».

Материал подготовила Тамара Рукосуева